Microsoft Teams er en populær løsning og med pandemien økte populariteten. I dag har de fleste skoler og organisasjoner tatt løsningen i bruk. Microsoft Teams er et fantastisk samhandlingsverktøy, men uten god kontroll og administrasjon får man liten innsikt i innhold og uoversiktlig struktur.
DNI leverer i dag to forskjellige løsninger for administrasjon av Microsoft Teams:
- DNI Teams Admin som gir muligheter til å styre hvilke teams som skal opprettes, navnestandard og hvem som skal være medlemmer. Løsningen kan tilpasses etter behov.
- DNI Teams School Data Sync som er et anbefalt oppsett for skole som gir tilgang til alle funksjoner i Microsoft Teams for skole.
Mange kunder av DNI benytter i dag våre løsninger for å få kontroll over Teams-anarkiet, deriblant Asker kommune.
Slipper manuelt vedlikehold av Microsoft Teams
Når Asker kommune skulle innføre Microsoft Teams var det naturlig å velge DNI som de allerede hadde et etablert kundeforhold til. Behovet deres var en løsning for automatisk opprettelse av avdelingsteam på bakgrunn av hvilken avdeling de ansatte tilhørte og at hvert team ble knyttet opp mot sak-/arkivsystemet.
Løsningen for Asker kommune ble DNI Teams Admin som oppretter teams for alle avdelinger basert på organisasjonskart og driftes fra et WEB-grensesnitt der strukturen på Teams defineres og vedlikeholdes. Dette inkluderer blant annet navneregler, opprettelse og terminering av Teams, samt at medlemskap for alle brukere vedlikeholdes automatisk. Ved ansettelse blir man automatisk medlem i de rette Teams-gruppene, og dersom en ansatt bytter rolle innad i organisasjonen så blir den ansatte automatisk flyttet til korrekte Teams. Løsningen inneholder også en funksjon hvor leder kan overstyre medlemskap og melde midlertidige konsulenter og vikarer inn og ut av teamene. I samarbeid med Asker kommune utviklet DNI en ny funksjon slik at Teams kan knyttet sammen med sak-/arkivsystemet.
Med DNI Teams Admin har Asker kommune nå kontroll på hvem som er medlemmer av de forskjellige teamene og slipper det manuelle vedlikeholdet av Microsoft Teams. "Løsningen fungerer bra og sparer oss for mye manuelt vedlikehold" forteller Geir-Arne Lindsholm, IKT rådgiver i Asker kommune.